Las academias tratan datos personales de menores, información médica (alergias, necesidades especiales) y datos financieros de las familias. El RGPD impone obligaciones específicas que muchos centros desconocen. Las sanciones pueden llegar hasta 20 millones de euros.

Por qué las academias deben cumplir el RGPD

Cualquier entidad que trate datos personales debe cumplir el RGPD. Las academias tratan datos especialmente sensibles: menores (consentimiento de los padres), información académica, datos médicos y financieros.

La AEPD ya ha sancionado a centros educativos por incumplimiento. No es ciencia ficción: hay que tomárselo en serio.

Obligaciones básicas para academias

El cumplimiento no tiene que ser complicado si sigues estos pasos:

1Registro de actividades de tratamiento: documenta qué datos tratas y para qué
2Consentimiento informado: formularios de matrícula con cláusula de protección de datos
3Contratos de encargado de tratamiento: con cualquier proveedor que acceda a los datos
4Medidas de seguridad: contraseñas robustas, cifrado, copias de seguridad
5Derecho de acceso y supresión: protocolo para atender solicitudes de las familias
6Notificación de brechas: protocolo si hay una violación de seguridad

Cómo un ERP ayuda al cumplimiento del RGPD

Un ERP educativo bien diseñado facilita el cumplimiento. Los datos están centralizados (no dispersos en Excels y pendrives), el acceso se controla por roles, las comunicaciones quedan registradas y las copias de seguridad son automáticas.

Además permite gestionar el consentimiento digital y generar los registros de actividades de tratamiento de forma automática.

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