Les acadèmies tracten dades personals de menors, informació mèdica (al·lèrgies, necessitats especials) i dades financeres de les famílies. El RGPD (Reglament General de Protecció de Dades) imposa obligacions específiques que molts centres desconeixen o ignoren. Les sancions poden arribar fins a 20 milions d'euros.

Per què les acadèmies han de complir el RGPD

Qualsevol entitat que tracti dades personals ha de complir el RGPD. Les acadèmies tracten dades especialment sensibles: dades de menors (que requereixen consentiment dels pares), informació acadèmica, dades mèdiques i dades financeres.

L'AEPD (Agència Espanyola de Protecció de Dades) ja ha imposat sancions a centres educatius per incompliment. No és ciència ficció: és una realitat que cal prendre seriosament.

Obligacions bàsiques per a acadèmies

El compliment del RGPD no ha de ser complicat si segueixes aquests passos bàsics:

1Registre d'activitats de tractament: documenta quines dades tractes i per a què
2Consentiment informat: formularis de matrícula amb clàusula de protecció de dades
3Contractes d'encarregat de tractament: amb qualsevol proveïdor que accedeixi a les dades
4Mesures de seguretat: contrasenyes robustes, xifrat, còpies de seguretat
5Dret d'accés i supressió: protocol per atendre sol·licituds de les famílies
6Notificació de bretxes: protocol d'actuació en cas de violació de seguretat

Com un ERP ajuda al compliment del RGPD

Un programari de gestió per a acadèmies ben dissenyat facilita enormement el compliment del RGPD. Les dades estan centralitzades (no disperses en Excels i pendrives), l'accés està controlat per rols, les comunicacions queden registrades i les còpies de seguretat són automàtiques.

A més, permet gestionar el consentiment digital (les famílies signen electrònicament) i generar els registres d'activitats de tractament automàticament.